ORIENTAÇÕES PARA AS PUBLICAÇÕES DOS ATOS SOCIETÁRIOS E DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

A presente matéria visa orientar às Sociedades das publicações legais de atas, convocações, anúncios e demonstrações financeiras.

Procuramos destacar aspectos práticos e de âmbito geral, tais como prazos a serem observados, obrigatoriedade das publicações e casos em que as mesmas são dispensadas, jornais para a veiculação dos atos societários, bem como os caracteres gráficos mínimos permitidos por lei.

Vale ressaltar que a presente matéria trata das normas gerais da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, com as modificações objeto da Lei nº 9.457, de 05 de maio de 1997, e da Lei nº 10.303, de 31 de outubro de 2001, aplicáveis às sociedades anônimas em geral.

Cabe a cada S.A. verificar as normas específicas aplicáveis ao seu caso em particular, sem prejuízo das normas gerais. Assim sendo, as Instituições Financeiras e demais entidades autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, deverão observar as normas específicas expedidas por esse órgão. Assim também deverão proceder as companhias abertas, observando as normas específicas emanadas pela Comissão de Valores Mobiliários – CVM.
PUBLICAÇÕES LEGAIS ORDENADAS PELA LEI Nº 6.404/76 àS SOCIEDADES ANÔNIMAS:

EDITAL DE CONVOCAÇÃO
A convocação far-se-á mediante anúncio publicado por três vezes, no mínimo, contendo, além do local, data e hora da assembleia, a ordem do dia, e, no caso de reforma do estatuto, a indicação da matéria. (art.124).

1ª Convocação: Na companhia fechada com 8 dias de antecedência, no mínimo, contado o prazo da publicação do primeiro anúncio e na companhia aberta com 15 dias de antecedência.

2ª Convocação: Não se realizando a Assembleia, deve ser publicado novo anúncio. Na companhia fechada com 5 dias de antecedência e na companhia aberta com 8 dias de antecedência.

Cabe ressaltar, que não se admite anúncios prevendo desde logo a 2ª convocação. Deve ser publicado novo anúncio.

Dispensa da publicação: A Assembleia que reunir a totalidade dos acionistas está dispensada da publicação do edital (art. 124 § 4º). Atentar para o dispositivo legal que se refere a “todos os acionistas”, e não apenas aos que possuem “direito de voto”.

AVISO AOS ACIONISTAS
Os administradores devem comunicar, até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da assembleia geral ordinária, por anúncios publicados por três vezes, no mínimo, que se acham à disposição dos acionistas os documentos referidos no art. 133.

Dispensa da publicação:
a) a assembleia geral que reunir a totalidade dos acionistas está dispensada da publicação dos anúncios (art.133 § 4º).); ou

b) a empresa que publicar o Balanço e demonstrações financeiras até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da assembleia geral ordinária (art.133 § 5º).

BALANÇO
O Balanço e demais Demonstrações Financeiras deverão ser publicados até 5 dias antes da Assembleia Geral Ordinária (art. 133 § 3º). A assembleia geral que reunir a totalidade dos acionistas poderá considerar sanada a inobservância do referido prazo, mas é obrigatória a publicação dos documentos antes da realização da assembleia (art. 133 § 4º).

Empresas são obrigadas a publicar balanço anual ?
O balanço contábil anual expressa a responsabilidade da empresa com a sociedade. Com a divulgação do balanço patrimonial, a companhia mostra se é uma instituição que cumpre com os deveres legais, comercializando produtos e serviços, gerando empregos diretos e indiretos, pagando em dia os tributos e, ainda, se dá lucros aos acionistas. A publicação deve ser feita até o dia 30 de abril, já que o prazo máximo são quatro meses da data do balanço.

A empresa é obrigada a publicar o balanço no Diário Oficial da União ou do Estado e em um jornal de grande circulação, onde está sediada a empresa.

Consequências
Caso a companhia não publique, ela não poderá fazer alterações no estatuto; os bancos não farão financiamentos; e se tiver prejuízo, o administrador arcará com os bens particulares, além do Conselho Regional de Contabilidade (CRC) também fiscalizar as publicações.

O balanço contábil é feito anualmente por empresas comuns e, nas Sociedades Anônimas (S.A.) de capital aberto, que têm ações na Bovespa e são abertas à participação de acionistas, é feito trimestralmente. No encerramento de cada exercício é necessário as empresas prestarem contas aos sócios, acionistas e sociedade. Nesse período, as Sociedades Anônimas e companhias abertas são obrigadas a publicar os balanços patrimoniais e a realizar as assembleias.

As Demonstrações mostram o dinheiro, estoques, clientes e investimentos em equipamentos e participações, e as obrigações com terceiros e patrimônio líquido, representativo da parcela dos investidores. Com este demonstrativo é possível verificar a saúde financeira da empresa, a performance econômica, quanto a empresa está sendo financiada com capital de terceiros, como fornecedores, instituições financeiras ou capital próprio.

Lei
Com a entrada em vigor da Lei 11.638, sancionada em 28/12/2007, provocou alterações na Lei 6.404/76 (Lei das S.A.), as empresas limitadas passaram a ter a obrigatoriedade também de se submeter à auditoria e de divulgar as demonstrações contábeis. Pela nova legislação, as companhias limitadas que possuem ativos acima de R$ 240 milhões ou receita bruta anual acima de R$ 300 milhões são obrigadas a preparar demonstrações contábeis nos mesmos moldes das sociedades anônimas.

Empresas obrigadas a publicar
• Patrimônio líquido de 1 milhão até 2 milhões – necessário publicar demonstrativos contábeis, exceto fluxo de caixa.
• Patrimônio líquido acima de 2 milhões – publicar demonstrativos contábeis, inclusive fluxo de caixa.
• Patrimônio líquido de até 1 milhão – não é necessário publicar os demonstrativos contábeis, somente registrar na junta ata e demonstrativos.

Demonstrativos obrigatórios
• Balanço Patrimonial composto do Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido
• Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) – Receitas e Despesas do Exercício
• Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL)
• Demonstrativo de Fluxo de Caixa

ATAS
Todas as Atas de Assembleias Gerais de Acionistas deverão ser publicadas.

EXTRATO DE ATA
Tem-se observado a publicação de extrato de ata lavrada na forma sumária, ou seja, a publicação de um “resumo” do “resumo”. Isto é inadmissível. Somente quando a ata é completa, plena, lavrada sob a forma tradicional, discorrendo sobre todos os fatos ocorridos, aí sim, é permitido extrair um extrato para a publicação, ou seja, um texto mais resumido, conciso, com o sumário dos fatos ocorridos e das deliberações tomadas. O legislador é claro quando diz no art. 130 § 1º que a ata poderá ser lavrada na forma de sumário dos fatos ocorridos, e conter a transcrição apenas das deliberações tomadas. E, no mesmo art. 130 § 3º diz que, se a ata não for lavrada na forma permitida pelo § 1º, poderá ser publicado apenas o seu extrato, com o sumário dos fatos ocorridos e a transcrição das deliberações tomadas. Portanto, apenas para a ata que não foi lavrada na forma de sumário, é facultada a publicação de um extrato.

É importante frisar, que a faculdade dada pelo legislador para as sociedades anônimas publicarem um extrato de ata, refere-se única e exclusivamente às atas de Assembleias Gerais de Acionistas. Tal faculdade não se estende às atas de Reuniões do Conselho de Administração. Estas, quando contiverem deliberação destinada a produzir efeitos perante terceiros, deverão ser publicadas na íntegra.

ARTIGO 294
A companhia fechada que tiver menos de 20 (vinte) acionistas, com patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais) poderá:

– convocar assembleia geral por anúncio entregue a todos os acionistas, contra recibo, com a antecedência prevista no art. 124, ou seja, está dispensada de publicar o edital de convocação; e

– deixar de publicar o Balanço e demais Demonstrações Financeiras de que trata o art. 133.

O disposto neste artigo não se aplica à companhia controladora de grupo de sociedades, ou a ela filiadas, ou seja, suas controladas e coligadas.

Cabe lembrar que a dispensa de publicação a que se refere o art. 294, limita-se tão somente ao edital de convocação e ao balanço. Note-se que o referido artigo não menciona os avisos pondo à disposição dos acionistas os documentos a que se refere o art.133. Portanto, conforme entendimentos de longa data da Procuradoria da Junta Comercial do Estado de São Paulo esses avisos deverão ser publicados.

JORNAIS DE VEICULAÇÃO DAS PUBLICAÇÕES LEGAIS
As publicações ordenadas pela Lei das S.A. serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia (art. 289). Vale ressaltar que as publicações legais (convocações, anúncios, demonstrações financeiras e atas) das S.A. cuja sede é, por exemplo, no Estado de São Paulo, deverão ser feitas:

– no órgão Oficial do Estado, ou seja, obrigatoriamente no Diário Oficial do Estado de São Paulo, não se admitindo Diário Oficial da União, e

– em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia. Entende-se por “jornal” o que se publica, no mínimo, cinco dias na semana, a exemplo do próprio Diário Oficial do Estado de São Paulo que tem cinco publicações semanais.

E por “grande circulação” entende-se o jornal cuja distribuição é feita na localidade em que é editado de forma regular e de fácil acesso aos acionistas e ao público.

CARACTERES GRÁFICOS NAS PUBLICAÇÕES LEGAIS
A Lei nº 8.639 de 31/03/93 disciplinou o uso de caracteres nas publicações obrigatórias. O tipo de letra deve ser, no mínimo, de corpo seis, e o título deve ser do tipo doze ou maior.

O não cumprimento dessa determinação será objeto de exigência pela Junta Comercial, conforme disposto no art.57 do Decreto nº 1.800/96.

Em São Paulo, por exemplo, de acordo com a Portaria Jucesp nº 73/98, somente serão aceitas as publicações legais em jornais de grande circulação que utilizarem corpo de letra no mínimo de corpo 6 (seis), com entrelinhamento mínimo de seis. Não serão aceitas publicações com caracteres condensados. As publicações a serem feitas no Diário Oficial do Estado de São Paulo continuam obedecendo aos padrões vigentes naquele órgão, conforme Portaria 002 de 18 de fevereiro de 2000 da Imprensa Oficial do Estado S.A., em seu artigo 2º que reza o seguinte: I – o nome da empresa deverá constar de linha (s) única (s) de abertura, não recorrido, com corpo mínimo de 12, negrito; II – o CNPJ, título da matéria (ata, relatório da diretoria, etc.) e o restante do material será no corpo mínimo de sete, com entrelinhamento mínimo de 8 (sete sobre oito).

SOCIEDADES LIMITADAS
A presente matéria trata da publicação dos atos societários a que está obrigado as Sociedades em Geral em face do novo Código Civil (Lei nº 10.406 de 10 de janeiro de 2.002).

O Artigo 1.152 § 1º CC dispõe que “Salvo exceção expressa, as publicações ordenadas neste Livro serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado, conforme o local da sede do empresário ou da sociedade, e em jornal de grande circulação”.

Na conformidade com o novo Código Civil os seguintes documentos devem ser objeto de publicação no órgão oficial da União ou do Estado, conforme o local da sede do empresário ou da sociedade, e em jornal de grande circulação:

Atos Constitutivos
Deve ser publicado um extrato do registro dos atos constitutivos de quaisquer pessoas jurídicas (art. 45 § único CC).

Anúncio de Convocação
O anúncio de convocação da assembleia de sócios será publicado por três vezes, ao menos, devendo mediar, entre a data da primeira inserção e a da realização da assembleia, o prazo mínimo de oito dias, para a primeira convocação, e de cinco dias, para as posteriores (art. 1.152 § 3º CC).
Dispensa de publicação: Dispensam-se as formalidades de convocação previstas no § 3º do art. 1.152, quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia (art. 1.072 § 2º CC).

Atas de Reuniões ou Assembleias de Sócios

– Redução de Capital
A oposição dos credores limita-se aos casos de redução de capital excessivo, uma vez que tem reflexo direto no patrimônio da sociedade. Portanto, se a redução de capital for fundamentada no inciso II do artigo 1.082 a publicação da ata é obrigatória antes da averbação no órgão público. Neste caso, o registro na JUCESP somente será permitido após o prazo de 90 dias contados da publicação (art. 1.084 CC). A Junta Comercial não poderá arquivar o documento sem a apresentação dos comprovantes de publicação (art. 1.152 CC).

– Renúncia de Administrador
A renúncia de administrador torna-se eficaz, em relação à sociedade, desde o momento em que esta toma conhecimento da comunicação escrita do renunciante; e, em relação a terceiros, após a averbação e publicação (art. 1.063 § 3º CC). Neste caso, o documento de renúncia firmado pelo administrador que se retira da Sociedade é que deverá ser registrado e publicado.

– Incorporação, Fusão e Cisão
Todos os atos da incorporação, fusão ou cisão devem ser publicados. Conforme art. 1.122 do Código Civil, até 90 (noventa) dias depois de publicados os atos relativos à incorporação, fusão ou cisão, o credor anterior, por ela prejudicado, poderá promover judicialmente a anulação deles.

– Dissolução
Constitui dever de o Liquidante averbar e publicar a ata, sentença ou instrumento de dissolução da sociedade (art. 1.103, I, CC).

– Liquidação e Extinção
Aprovadas as contas, encerra-se a liquidação, e a sociedade se extingue, ao ser averbado no registro próprio a ata da assembleia. O dissidente tem o prazo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação da ata, devidamente averbada, para promover a ação que couber. (art. 1.109 § único CC).

Da Sociedade dependente de Autorização
– Nacional: Expedido o decreto de autorização, cumprirá à sociedade publicar os atos referidos nos arts. 1.128 e 1.129, bem como o termo de inscrição (art. 1.131 “caput” e § único CC).

– Estrangeira: Expedido o decreto de autorização, cumprirá à sociedade publicar os atos referidos no art. 1.131 e no § 1º do art. 1.134 (art. 1.135 § único). Inscrita a sociedade, promover-se-á a publicação do termo de inscrição (art. 1.136 § 3º CC). Com relação à publicação do balanço patrimonial deverá observar o disposto no artigo 1.140 “caput”e § único do Código Civil.